[프로젝트 일정 관리] WBS 작성 방법(Feat. 엑셀 양식)

“사공이 많으면 배가 산으로 간다”는 속담이 있습니다. 여러 사람의 의견에 따라 흔들리다보면, 처음 계획했던 목표와는 다른 엉뚱한 방향으로 갈 수 있다는 말로, 다양한 부서가 협업하는 IT 기업에서는 특히 주의해야 하는 말입니다.

이러한 문제를 방지하기 위해 프로젝트를 계획한 대로 진행할 수 있도록 돕는 문서가 있습니다. 바로 ‘WBS(Work Breakdown Structure)’입니다. 

WBS는 프로젝트가 잘못된 방향으로 진행되지 않게 각자의 역할과 일정을 세분화해 기록하는 문서로, 프로젝트가 계획된 시간 내에 성공적으로 완료되도록 도와줍니다. 따라서, WBS만 제대로 작성하고 관리할 줄 알아도 능력있는 기획자라 평가받는데요.

WBS 작성에 대해 고민하는 기획자들을 위해, 20여년간 IT산업에 몸 담으며 축적한 노하우와 데이터를 토대로 IT 프로젝트를 성공적으로 완수하는 WBS 작성하는 방법을 제대로 알려드리겠습니다.

“ WBS 작성 방법이 고민이신 분은 집중하세요!
20여년의 경험을 토대로 핵심만 쏙쏙 뽑아 알려드립니다.” 

WBS란 무엇인가?

WBS는 ‘Work Breakdown Structure’의 약자로써 세부적인 뜻을 해석하자면 ‘Work = 업무’, ‘Breakdown = 명세서’, ‘Structure = 구조’를 의미합니다. 

즉, 프로젝트를 진행할 때 상세한 업무의 내역을 구조화하여 전반적인 진척률과 함께 프로젝트를 관리를 하기 위한 도구입니다. 

WBS 작성을 통해 프로젝트 구성원들은 필요한 작업을 더욱 명확히 정의하고, 각 작업의 진행 상황을 공유하며, 인적, 시간, 물리적인 자원을 효율적으로 할당 및 관리할 수 있게 됩니다.

WBS는 왜 필요한가?

WBS를 사용하는 프로젝트의 경우에는 다음과 같은 주요 목적을 두고 진행하게 됩니다. 
 

1. 프로젝트를 체계적으로 관리하고, 사업적인 관점을 포함한 관리 방법을 적용합니다.

2. 다양한 이슈와 위험을 미리 감지하고 대비할 수 있습니다.

WBS를 활용하면 복잡한 프로젝트도 체계적으로 관리하면서 다양한 이슈와 위험을 감지하고, 대처할 수 있는 자원을 미리 마련할 수 있습니다. 이를 통해 결국 리스크를  효과적으로 관리하면서 프로젝트에 드는 시간과 비용은 줄어들고, 성과는 높아지게 됩니다. 

그렇다면 프로젝트를 체계적이고 안정적으로 개발 & 관리하는 데 도움을 주는 WBS를 어떻게 작성하는지 5가지 핵심 포인트로 말씀드리겠습니다.

1) LEVEL 구조 정의

WBS는 업무의 레벨에 따라서 트리 구조로 작성하고 관리하게 됩니다. 최상의 레벨인 프로젝트의 전체가 세부 작업들까지 미치는 영향이나 구조를 트리 구조로 표현하게 되고, 이런 레벨의 구조를 그룹화하고 세분화하는 과정에서 다양한 역할과 범위가 정의되게 됩니다.

최상위 레벨인 프로젝트부터 시작되는 하위 레벨은 각기 다양한 프로젝트들의 상황에 따라서 3~6레벨까지 세분화하고 그룹화하게 됩니다.
 

2) 업무 정의

각 LEVEL의 포지션에 따른 세부적인 업무를 나열하게 되고 업무를 정의하는 것이 WBS의 핵심입니다. 일반적으로 포지션은 사업관리, 기획, 디자인, 퍼블리싱, 개발, 테스트로 총 6개의 영역으로 구분 됩니다. 각 포지션별로 상세 업무를 기입하고, 더 세분화되거나 그룹화되며 체계를 잡아갑니다. 

이 과정을 통해 각 포지션 별 업무가 명확하게 정의되면, 전체적으로 해야 할 업무들이 드러나게 됩니다. 그리고 이 업무들이 성공적으로 완수되면 프로젝트 또한 성공리에 마무리됩니다. 

따라서 WBS는 프로젝트의 모든 업무를 체계적으로 정의하고 나타내는 도구라 할 수 있습니다.

물론, WBS는 한번 작성해서 끝나는 문서가 아닙니다. 지속적인 업데이트를 통해 이슈를 줄이고, 이를 통해 프로젝트에 참여한 인원들은 자신이 수행해야 할 업무의 목적과 목표를 원활하게 이해하고 실행하도록 도와주어, 프로젝트가 체계적으로 개발되고 관리되도록 합니다.

3) 프로젝트 범위 정의

WBS는 특정 업무를 누가 언제까지 수행할지를 정의하는 도구입니다. 때문에 전체 내용을 WBS에 기입하면 프로젝트의 시작부터 끝까지의 업무 범위, 업무량, 기간, 필요 인원 등의 범위를 명확하게 정의할 수 있습니다. 

또한 지속적인 업데이트를 통해 변경 사항이나 조정을 관리합니다. 이를 통해 프로젝트 범위가 변경되는 것을 미리 인지하고 허용 가능한 범위를 정의하거나, 추가 확장되는 이슈를 미연에 방지함으로써 프로젝트가 계획대로 체계적으로 진행될 수 있게 도와줍니다.

4) 비용 및 일정 추정

WBS에 작성되는 전체 프로젝트 범위를 기준으로 투입되는 인력 현황, 그리고 기간, 업무 난이도 등을 정의하여 필요한 견적을 산출할 수 있습니다.

작성된 모든 내용은 M/M 기준으로 비용을 산정하게 되며, WBS는 결국 견적서의 근거자료로도 활용할 수 있고, 프로젝트가 종료된 이후에도 최종 산출물로 정리되어 제출하거나, 최종 근거자료로 활용되는 경우가 많습니다.

5) 위험 및 이슈관리 

WBS에는 프로젝트의 최초 시작일부터 마지막 종료일(오픈 일)까지의 기간을 기준으로 상세한 업무 내역이 기입됩니다. 또한 필요한 인원들이 명시되고, 해당 내용들을 기준으로 진척률을 관리하게 되는데 이를 위해 WBS는 주간, 일간 또는 월간 단위로 업데이트하여 관리하게 됩니다.

이러한 정기적인 관리 업무를 통해 진척이 더딘 부분이나 변경이 필요한 부분을 미리 감지하여 대안을 준비하거나, 사고가 발생하여 이슈가 발생하는 것을 미연에 방지함으로써 결국 시간과 비용을 줄이는 긍정적인 효과를 기대할 수 있게 됩니다.

프로젝트를 계획대로 

개발하고 관리하기 위해 작성하는 WBS. 

WBS가 잘못 작성되면 어떻게 될까요? 

흔히 “사고 났다”, “프로젝트가 산으로 간다”는 말을 듣게 됩니다. 앞서 설명한 것처럼 WBS는 프로젝트의 인적, 물적, 시간적 자원과 모든 세부 업무를 한눈에 파악할 수 있도록 기록하는 문서입니다. 이 문서를 통해 프로젝트의 시작부터 끝까지의 전체적인 그림을 볼 수 있어야 하죠.

하지만 WBS를 잘못 작성해 현황을 제대로 파악하지 못한다면 프로젝트가 꼬이게 되고, 결국 “프로젝트가 산으로 갔다”, “프로젝트 사고났다” 등의 안좋은 결과를 초래하게 될 것입니다.

“이렇게 중요한 WBS, 

어떻게 하면 제대로 작성할 수 있을까요?”

많은 기획자들이 대표적으로 실수하는 WBS 작성 시 유의해야 할 4가지 주요 사항을 정리해 보았습니다.

WBS 작성 시 유의해야 할 4가지 주요 사항
 

1. 명확한 표기

모호한 단어나 표현, 기간은 절대 기입해선 안됩니다. 정의되지 않은 모호한 상황이라면, 예상 버퍼를 포함하며 명시하게 기간, 인력, 업무 내용을 작성해야 합니다. 

초안 단계에서는 버퍼를 포함한 내용이 많을 수 있지만, 지속적으로 관리하면서 이 내용은 명확해져야 하고, WBS를 기준으로 사업 관리자, 업무 수행자 등 본인이 무엇을 해야 하는지 분명하게 이해할 수 있어야 합니다.

 

2. 일관된 LEVEL 구조 확립

각 포지션에 따른 업무 레벨은 프로젝트 전체에서 일관성을 유지해야 합니다. 모든 업무는 관련된 상세 내역까지 균등하게 세분화되어야 합니다. 특정 부분만 과도하게 세분화되거나 또는 세분화하지 않으면, 실제 업무 현장에서 혼란을 초래할 수 있습니다.

3. 결과물 중심의 표기

결국 프로젝트는 명확한 결과를 도출해야 성공적인 것으로 간주됩니다. 이를 위해 세부 업무들도 각각 구체적인 결과를 내어야 합니다.  

이러한 결과물은 ‘산출물’로 표현되며, 각 산출물을 만들어내는 업무는 WBS에 상세히 작성되어야 하기 때문에 WBS에 작성되는 업무에는 담당자와 기간이 명시되어야 합니다. 

작업이 명시된 담당자는 업무를 시작해서 마무리 지으면, 기획서가 나오던, 디자인 PSD가 나오던, 개발 HTML 소스가 나오던 등의 산출물이 만들어내야 합니다. 

이를 통해 WBS만 보더라도 이러한 산출물이 어떤 과정을 통해 만들어지게 되었는지 알 수 있어야 합니다.

4. 모든 업무 내역을 포함

프로젝트 시작부터 종료까지 필요한 모든 업무 내역은 WBS에 기입되어야 합니다. WBS는 단일 문서로서 프로젝트의 전체 상황과 진행 상태를 관리할 수 있을 정도로 상세하고 체계적이어야 합니다.  

이를 통해 프로젝트에 참여하는 모든 인원이 WBS를 보고 현재와 앞으로의 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있어야 합니다.

위의 4가지 유의사항만 잘 지켜서 WBS를 작성하고 관리한다면, 프로젝트는 성공적으로 목표한 기간 내에 완수할 수 있을 것입니다. 만약 WBS 관리가 부담되신다면 WBS를 서비스하는 툴을 소개해 드릴게요. 바로 협업 툴 ‘지라(Jira)’입니다.

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WBS가 낯설고 익숙하지 않을 수 있습니다. 하지만 IT 프로젝트를 성공적으로 개발하고 관리하기 위해서는 WBS에 익숙해지고 능통해져야 합니다. 

IT 프로젝트는 사업 관리자, 기획자, 디자이너, 퍼블리셔, 개발자, 테스터 등 다양한 분야의 전문가들이 협력하여 완수해야 합니다. 

이 과정에서 모든 리딩 역할과 책임은 ‘기획자’에게 있습니다. 기획자가 WBS 관리를 잘 한다면, 목표한 기간 내 수준 높은 프로젝트 개발을 완수할 수 있을 것입니다.

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