기능 정의서를 제대로 작성하는 방법 (Feat. 양식 다운)
기능 정의서 작성은 제대로 하려면 어떻게 해야할까요? 프로젝트를 진행하다보면 기능 정의서에 내용이 잘못 기재되있거나 명확하지 않아 프로젝트가 지연되거나 결과물이 기대와 다른 경우가 빈번하게 발생합니다.
프로젝트가 의도한 방향으로 진행되기 위해서는 기능 정의서가 제대로 작성되어야 합니다. 기능 명세서만 제대로 작성되어도 프로젝트의 목적과 방향, 진행 내역 등을 담당자들과 공유하여 각자가 필요한 업무를 정확히 이해하고 진행할 수 있습니다.
프로젝트 개발에 드는 일정과 비용도 예상 범위 내에서 조율이 가능하며, 준비한 서비스를 원하는 시기에 론칭할 수 있어 부가적인 수익까지 얻을 수 있습니다. 비용 절감부터 원하는 결과 도출까지 기능 정의서 하나만 제대로 작성해도 예상되는 이점은 무수히 많습니다.
만약 IT 프로젝트 진행 시 잘못된 의사소통으로 인해 지연이 반복되고 있다면, 이랜서에서 알려드리는 ‘제대로된 기능 정의서 작성법’을 확인해 보세요. 프로젝트 진행부터 의견 조율, 서비스 배포까지 막힘 없이 진행되는 기능 정의서 작성법을 알려드립니다.
기능정의서란?
제대로된 IT 프로젝트 진행을 위한 필수 문서!
기능 정의서란 IT 서비스 개발 프로젝트나 프리랜서를 활용할 때 필수적인 문서로, 고객의 요구사항을 구체화하고 개발자들에게 기능 구현 가능성을 판단하며 일정을 계획할 수 있도록 돕는 문서입니다.
작성이 잘 된 기능 정의서는 서비스의 핵심 기능을 명확히 정의해서 프로젝트의 방향성을 설정하고, 각 분야 담당자들이 공통의 목표를 인식하며 원활히 소통할 수 있게 합니다. 이를 통해 잠재적인 오해와 혼선을 사전에 방지하고, 프로젝트의 성공적인 출발을 위한 근간을 마련하는 중요한 역할을 수행하는데요.
만약 기능정의서가 제대로 작성되지 않는다면 필요하지 않은 기능을 개발하거나 중요한 요구사항을 놓치게 되어, 팀원 간 커뮤니케이션 오류와 잦은 설계 변경으로 인한 비효율이 생기게 됩니다.
이러한 문제점들을 예방하고 프로젝트의 성공적인 수행을 위해, 효과적인 기능 정의서 작성법을 소개해 드리겠습니다.
기능 정의서 작성 전 준비사항
1. 기능 정의서 작성 준비
소프트웨어 개발 과정에서는 먼저 고객의 니즈와 비즈니스 관점을 반영한 ‘요구사항 정의서’를 작성합니다. 이 문서는 "무엇을 만들 것인지"에 초점을 맞추어 프로젝트의 목표와 범위를 정의합니다.
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요구사항 정의서 작성이 완성되었다면 요구사항 정의서를 바탕으로, 다음 단계에서 기능정의서를 작성합니다. 기능정의서는 “어떻게 만들 것인가”에 중점을 두며, 시스템의 구체적인 기능과 동작 등을 상세하게 기술합니다.
보다 상세한 기능정의서를 작성하기 위해 미리 작성된 요구사항 정의서 또는 고객 인터뷰 등을 준비해 놓으면 좋습니다.
2. 서비스 핵심 기능 수집 및 분석
기능 정의서 작성 준비가 완료되었다면, 다음 단계는 고객 요구사항을 바탕으로 경쟁사 분석 및 주요 기능을 조사하여 서비스를 제공할 플랫폼을 결정하는 것입니다.
이후, 개발팀과 협력하여 기술 스택 및 시스템 구조를 검토하고, 차별화된 서비스 구조를 설계해야 합니다. 서비스 핵심 기능 수집 분석 과정은 아래와 같은 절차를 통해 진행되게 됩니다.
a) 고객 요구사항 분석 및 경쟁사 리서치:
요구사항에 따른 타사 기능 리서치 수집
주요 경쟁사의 전체적인 서비스 구조 파악
사용자 영역과 관리자 영역의 구분 및 기능 범위 비교
b) 산업 표준 기능 셋 파악:
해당 산업에서 일반적으로 제공되는 기능 영역 파악
차별화 가능한 영역 식별
세부보다는 전체 케파를 설정 - 관리자 페이지 필요성 검토
<타사 사이트 기능 탐색 예시>
c) 서비스 제공 플랫폼 결정:
모바일 앱, 웹 등 서비스 제공 플랫폼 결정
다국어/다국가 서비스 제공 여부 검토
d) 기술 스택 및 시스템 구조 검토:
개발자와 상의하여 주요 서비스 모듈 정의 (예: 회원관리, 콘텐츠 관리, 결제 시스템 등)
외부 시스템과의 연동 필요성 검토 (예: 소셜 로그인, 결제 게이트웨이 등)
<퍼플렉시티 서치방식>
3. 기능 정의서 작성 툴 선택하기
기능 정의서를 작성할 때, 다양한 툴을 사용하면 여러 이점을 누릴 수 있습니다. 프로젝트의 상황이 즉각적으로 업데이트되는 기능 정의서는 클라우드 서비스로 제공되는 구글 스프레드시트나 노션 같은 협업 툴을 활용하면 개발 현황을 실시간으로 담당자들에게 전달할 수 있어 효과가 좋습니다.
<구글 스프레트시트 방식 기능정의서>
<노션 방식 기능정의서>
선택한 도구의 특성을 잘 활용하면 기능 정의서를 더욱 효과적으로 작성하고 관리할 수 있으며, 이는 전체 개발 프로세스의 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 각 도구의 실시간 업데이트, 협업 기능 등을 통해 팀원들에게 실시간으로 최신 정보를 공유하고 이로인해 어떤 상황이든 빠르게 대응할 수 있게 됩니다.
기능 정의서 구성 요소
기능 정의서 작성 준비가 끝났다면 이제 기능 정의서를 작성할 차례입니다. 구체적으로 작성된 기능 정의서는 프로젝트의 세부 사항까지 모두 공유할 수 있는 장점이 있지만, 내용이 지나치게 많아지면 담당자들이 한 눈에 파악하기 어려워 오히려 제대로 활용되지 못할 수 있습니다.
그 결과 애써 작성한 기능 정의서가 제대로 사용되지 않는 불상사가 발생할 수도 있는데요. 이를 방지하기 위해서는 정말 필요한 기능만 명확하게 명시하는 것이 중요합니다. 이제 기능 정의서를 작성할 때 포함해야할 필요한 구성 요소는 어떤 것이 있는지 알려드리겠습니다.
기능 카테고리
: 사용자 등록 - 회원가입 등과 같은 대분류로 전체 기능을 대표하고 직관적으로 알 수 있게 합니다.
* 예시: 회원가입. 로그인
기능하위 카테고리
: 상위 기능을 구성하는 세부 기능들의 목록. 각 하위 기능은 상위 기능을 완성하기 위한 독립적인 단계나 요소를 나타냅니다.
* 예시: 회원가입의 하위 카테고리
1. 이메일 입력 및 인증
2. 비밀번호 설정
3. 개인정보 입력
4. 이용약관 동의
5. 본인인증
기능 id
: 기능을 고유하게 식별하기 위한 알파벳과 숫자의 조합 또는 단순 숫자도 상관 없으며 프로젝트 내에서 기능을 쉽게 참조할 수 있도록 합니다.
* 예시: REG_001 (회원가입), LOG_001 (로그인), PROF_001 (프로필 수정)
화면 id(선택사항)
: 기능이 구현되는 특정 UI 화면이나 페이지를 나타내는 고유 식별자입니다.
* 예시: SCR_REG_001 (회원가입 메인 화면), SCR_REG_002 (이메일 인증 화면)
기능목적
: 해당 기능을 개발하고 구현하는 근본적인 이유나 의도. 기능이 해결하고자 하는 문제나 달성하고자 하는 목표를 명시합니다.
* 예시: “신규 사용자를 시스템에 등록하고 개인화된 서비스 제공을 위한 기본 정보 수집”
기능요약
: 기능의 핵심 내용을 간략하게 설명하는 1-2문장의 개요. 기능의 주요 특징과 동작을 압축적으로 표현합니다.
* 예시: “사용자가 이메일, 비밀번호, 개인정보를 입력하고 이용약관에 동의한 후 본인인증을 거쳐 회원으로 등록되는 프로세스”
세부정책/기능설명
: 기능의 상세한 작동 방식, 규칙, 제약 조건 등을 구체적으로 설명. 개발자가 기능을 정확히 구현할 수 있도록 모든 세부사항을 포함합니다.
* 예시:
1. 이메일 입력 및 인증
- 유효한 이메일 형식 검증 (정규 표현식 사용)
- 중복 이메일 체크 (데이터 베이스 조회)
- 인증 코드 생성 (6자리 난수)
- 인증 이메일 발송 (SMTP 서버 사용)
- 3분 이내 인증 코드 입력 확인
2. 비밀번호 설정
- 최소 8자 이상, 영문 대소문자/숫자/특수문자 중 3종류 이상 조합
- 비밀번호 강도 표시 (약함, 보통, 강함)
- 비밀번호 확인을 위한 재입력 필드 제공
지원 디바이스(선택사항)
: 해당 기능이 구현되어야 하는 하드웨어 플랫폼이나 운영 체제의 목록을 설정합니다.
* 예시: 웹(데스크톱, 모바일), iOS 앱, Android 앱
중요도(선택사항)
: 프로젝트 내에서 해당 기능의 우선순위나 중요성을 나타내는 지표로 보통 숫자나 단계로 표현합니다.
* 예시: 상(1), 중(2), 하(3) 또는 P0(최우선), P1(높음), P2(중간), P3(낮음)
작성자(선택사항)
: 기능 정의서를 작성한 담당자의 이름으로 작성합니다.
* 예시: 김철수 (프로덕트 매니저), user_id: PM001
비고(선택사항)
: 주요 항목에 포함되지 않는 추가 정보, 특이사항, 또는 고려사항을 기록하여 참고할 수 있는 정보를 기록합니다.
* 예시:
- GDPR 및 개인정보보호법 준수 여부 법무팀 검토 필요
- 소셜 로그인(Google, Facebook) 연동 기능 2차 개발 예정
- 회원가입 완료율 개선을 위한 A/B 테스트 진행 계획 (9월 중)
기능 정의서를 더 잘 작성하는 방법,
기능이 복잡한 프로젝트도 효과적으로 관리할 수 있습니다.
실무에서 기능 정의서는 프로젝트의 요구사항과 팀의 구조에 따라 유연하게 작성될 수 있습니다. 효과적인 의사소통을 위해 각 부서나 역할에 맞춘 정보를 제공하는 것이 핵심입니다. 아래는 기능 정의서를 더 효과적으로 작성하기 위한 몇 가지 방법입니다.
화면 UI와 연계:
주로 피그마(figma)로 설계된 화면 설계서나 플로우 차트와 연동해서 각 화면 요소에 고유한 UI_id를 부여합니다. 이 UI_id를 기능 정의서에 포함시켜 화면 요소와 기능을 명확하게 연결합니다. 예를 들어, 버튼(BTN_001), 페이지(PG_001), 하단바(NAV_001) 등으로 표기할 수 있습니다.
세부 콘텐츠 및 정책 정의:
개발이 중요한 기능정의서라면, 개발자들이 명확한 API 문서를 작성하고 정확한 데이터 모델을 구현할 수 있도록 콘텐츠와 정책을 상세하고 체계적으로 정의해야 합니다. 다음 사항들에 주의를 기울여야 합니다.
데이터 요소를 명확하게 정의하거나 비즈니스 규칙, 상태 흐름 및 정의 표현, 권한 및 제어 정책, 성능 요구사항 등을 구체적으로 세분화하여 명확하게 기재한다면 기능이 다양한 서비스를 개발하더라도 디테일한 부분까지 효과적으로 관리할 수 있습니다.
버전 관리 및 수정 내역 표시:
기능 정의서의 빈번한 업데이트와 수정을 위해 기능 정의서의 효과적인 관리 방법이 필요합니다.
<버전 관리 및 수정 내역 표시 예시>
기능 정의서의 버전을 체계적으로 관리하고, 각 버전별 수정 내용을 명확히 표시합니다. 이를 통해 문서의 변경 이력을 추적하고 팀원들이 최신 정보를 쉽게 파악할 수 있습니다.
프로젝트 결과물을 예상한대로 만들게 도와주는
기능 정의서 작성하는 방법, 잘 보셨나요?
기능 정의서가 낯설고 익숙하지 않을 수 있습니다. 하지만 IT 프로젝트를 성공적으로 개발하고 관리하기 위해서는 기증 정의서에 익숙해지고 능통해져야 합니다.
IT 프로젝트는 사업 관리자, 기획자, 디자이너, 퍼블리셔, 개발자, QA 등 다양한 분야의 전문가들이 협력하여 완수해야 합니다. 다양한 부서가 협의하는 만큼 프로젝트 진행 시 의사소통이 중요하며, 의사소통이 원활 하도록 도와주는 문서가 바로 ‘기능 정의서’입니다.
제대로 작성된 기능 정의서는 프로젝트 개발 목적과 현황을 구성원 모두에게 전달하여 프로젝트가 원하는 제때에 완성되도록 도와줍니다. 그리고 계획된대로 진행되도록 도와주어 프로젝트의 지연을 막고 계획한 시기에 정확하게 완성하여 추가적으로 지출되는 비용 소비를 방지할 수 있습니다. 즉, 기능 정의서만 제대로 작성해도 프로젝트를 성공적으로 완성할 수 있습니다.
이랜서에서 알려드리는 ‘기능 정의서 제대로 작성하는 방법’을 활용하여 프로젝트가 성공하는 기쁨을 경험해보세요. 서비스가 출시된 후 환호성을 지르는 모습을 보게 될 것입니다.
이랜서 추천, 프리랜서 기획자라면 반드시 알아야할 기획 업그레이드 시리즈
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기능 정의서 작성, 어려우시죠?
기능 정의서 양식 작성이 어려우신 여러분들을 위해
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이 기능 정의서 양식은 IT 업계의 기획자가 작성하고, 개발자가 세부 내용을 채운 ‘실속있는 자료’입니다. 현직자의 고충을 반영하여, 프로젝트 개발 시 중요한 부분만 편리하게 사용할 수 있게 내용을 구성했습니다.
MVP처럼 간단하고 빠르게 프로젝트를 개발해야 할 때 사용하기 좋은 ‘기본형 기능 정의서’와 복잡하고 세세한 기능을 담은 프로젝트를 개발할 때 사용하기 좋은 ‘확장형 기능 정의서’ 2가지를 한 파일에 ‘모두’ 담았습니다.
성공적인 프로젝트 진행을 위한 파트별 담당자의 역할부터 업무 진행 현황, 가중치를 한눈에 파악할 수 있게 만든 기능 정의서로 현직 IT 기획자의 시행착오가 고스란히 반영되어 프로젝트가 효율적으로 진행될 수 있게 돕습니다.
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