[RFP 작성법] IT 업계 20년 노하우로 완성하는 제안 요청서
프로젝트의 최종 협력업체를 선정하려면 명확한 방향 설정과 체계적인 계획 수립이 필수적입니다. 계획이 제대로 수립되지 않으면 프로젝트 개발 과정에서 시행착오가 발생하고, 예산과 시간이 낭비될 위험이 높아집니다.
이때 필요한 것이 바로 ‘RFP(Request For Proposal)’입니다. RFP는 프로젝트의 요구사항과 목표를 체계적으로 정리한 문서로, 이해관계자 간의 명확한 소통을 돕고, 예산과 자원을 효율적으로 활용할 수 있도록 지원합니다. 또한, 협력업체 간의 정량적 비교를 쉽게 만들어 가성비 높은 조건으로 프로젝트를 성공적으로 진행할 수 있게 도와주는데요.
협력업체 선정 및 성공적인 프로젝트 개발을 위해 RFP 작성 방법을 찾고 있는 분들을 위해 IT 업계에서 20년간 쌓아온 경험을 바탕으로, RFP의 작성 방법과 주의사항을 구체적으로 설명해 드리겠습니다.
“ 프로젝트 개발, 처음 시작이 중요합니다.
프로젝트의 첫 단추인, RFP에 대해 구체적으로 알려드리겠습니다. ”
RFP란 무엇인가?
RFP는 Request For Proposal의 약자로, ‘제안 요청서’를 의미합니다. 이는 프로젝트나 서비스를 수행하기 위해 제안서를 요청할 때 작성하는 문서로, 프로젝트의 목표, 요구사항, 예산, 일정 등을 명시하여 잠재적인 협력업체나 공급업체에 제공됩니다.
RFP는 단순히 협력업체를 위한 문서가 아니라, 프로젝트의 법적·계약적 근거로도 활용됩니다. 잘 작성된 RFP는 프로젝트 주체와 협력업체 간의 책임과 역할을 명확히 규정하며, 계약 체결 후 발생할 수 있는 분쟁을 최소화하는 데 중요한 역할을 합니다.
RFP를 활용하는 대표 사례 3가지
* 새로운 시스템 구축이나 대규모 소프트웨어 개발 프로젝트를 시작할 때
* 광고 캠페인, 마케팅 전략 수립 등 외부 전문가 혹은 기업에 협업을 요청해야할 때
* 건축 설계나 대형 인프라 구축 프로젝트와 같은 전문성을 요하는 사업을 시작할 때
RFP의 주요 구성
RFP를 작성할 때, 프로젝트 이해관계자의 협력을 성공적으로 이끌기 위해 반드시 포함해야 할 주요 구성요소가 있습니다.
이 구성요소들은 협력업체와 프로젝트의 명확한 목표와 범위를 설정하고, 요구사항을 정의하며, 효율적인 커뮤니케이션을 지원하기 위해 필수적으로 포함되어야 하는데요. 각각의 요소를 하나씩 살펴보며 설명드리겠습니다.
1) 프로젝트 개요
‘고객관리 시스템(CRM) 구축을 통해 고객 데이터를 효율적으로 관리하고 매출 증대 도모 및 인프라 확장’과 같이 프로젝트의 목적과 배경을 명확하게 설명하여 이해관계자들의 눈높이를 맞출 수 있어야 합니다.
2) 요구사항 정의
‘웹 기반 플랫폼 구축’ , ‘일일 10만건 데이터 처리’, ‘모바일 디바이스 호환’, ‘Saas기반 시스템 구축’ 등 프로젝트가 반드시 충족해야 할 기능적, 비기능적 요구사항을 일목요연하게 언급해야 합니다.
3) 평가 기준
‘기술 능력 40%’, ‘프로젝트 경험 30%’, ‘비용 30%’ 등 제안서를 제출 받아 기업 내부에서 평가하는 기준을 명확하게 명시할 수 있어야 합니다.
4) 일정 및 예산
‘2025년 9월까지 구축 완료, 예산 5억원 이내’ 등 과 같이 계획된 주요 일정과 예산 한도를 명시하여 제안 업체들이 준수해야할 구체적인 기간과 예산을 설명해야 합니다.
5) 계약 조건
‘납품 지연 시 지체 보상금 부과’ 등 협력업체와 체결될 계약 조건 및 법적 효력을 명시해야 합니다.
RFP를 명확하게 작성하는 게 중요한 이유
RFP는 협력업체에게 프로젝트의 개요, 작업 내용, 평가 기준 등을 전달하는 문서로, 명확하게 작성될수록 프로젝트가 계획대로 진행될 가능성이 높아집니다. 아래는 RFP가 잘 작성된 경우와 그렇지 않은 경우의 차이를 비교한 예시입니다.
RFP가 명확하게 작성되었을 때
① 프로젝트 목표와 요구사항이 명확히 정의되어 이해관계자들의 소통이 원활함
② 협력 업체가 명확한 이해를 바탕으로 수행 방안 제안 가능
③ 예산과 일정 계획, 관리가 굉장히 수월하고 용이해짐
RFP가 제대로 작성되지 않았을 때
① 불명확한 요구사항으로 인한 이해관계자들의 혼란스러운 소통 발생
② 협력 업체의 제안 내용이 부실하거나 목표와 방향이 일치하지 못함
③ 예산초과, 일정지연 등 추진 및 관리적 측면의 다양한 이슈 발생
내용이 부실한 RFP는 프로젝트 초반부터 불확실성과 혼란을 초래하여 프로젝트 진행을 방해할 수 있습니다. 반면, 명확하고 체계적으로 작성된 RFP는 프로젝트의 성공 가능성을 높이며, 효율적인 관리와 협력을 가능하게 합니다.
따라서 RFP는 명확성, 체계성, 실효성을 최우선으로 고려해 작성되어야 합니다.
RFP를 이해하기 쉽고 효율적으로 작성하는 방법
RFP는 작성 과정에서 다양한 요구사항을 취합 및 축약하고 정제하는 과정으로 인해 작성 시간이 오래 걸리는 경우가 많습니다. 그래서 전달하고자 하는 정보를 간결하면서도 명확하게 표현하는 것이 중요합니다.
이에 따라, RFP 작성 시간을 최대한 단축하면서도 효과적으로 작성하는 방법을 소개하겠습니다.
1) 내부 이해관계자의 의견 수렴
예산을 사용하여 진행하는 프로젝트는 다양한 이해관계자가 참여할 수 있으며, 기능이나 디자인별로 담당하는 부서가 다를 수 있습니다. 따라서 초기 단계부터 주요 이해관계자들의 의견을 적극적으로 수렴하고 반영하는 것이 중요합니다.
예를 들어, FGI(Focus Group Interview)를 진행하거나 주요 이해관계자들과의 인터뷰 및 미팅을 통해 각자의 의견을 최대한 도출하고 취합하는 과정이 선행되어야 합니다.
2) 우선순위 설정
효율적인 RFP 작성을 위해서는 다양한 부서와 이해관계자들의 의견을 수렴한 뒤, 요구사항의 핵심을 빠르게 파악할 수 있도록 우선순위를 명확히 설정하는 것이 중요합니다.
가장 중요한 사항을 상단에 배치하고 부가적인 요구사항은 낮은 우선순위로 정리하는 방식이 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다.
3) 명확하고 간결하게 작성하기
복잡한 표현은 지양하고, 간결한 언어로 작성하되, 전문용어를 사용하는 것도 좋습니다. 가급적 내용을 축약할 수 있는 표현방법을 이용하고 모호하거나 범주를 두는 표현보다는 숫자나 목표 지향적 언어들을 사용하는 것이 좋습니다.
RFP 작성 시 주의할 점
프로젝트를 성공적으로 진행하기 위해서는 협력업체와의 긴밀한 소통이 중요합니다. 기획 단계에서 의도했던 아이디어와 실제 개발 과정에서 구현 가능한 부분의 차이가 발생할 수 있기 때문에, 협력업체 및 각 파트와의 협의를 통해 현실적으로 가능한 방향으로 조율하며 진행해야 합니다.
이 과정에서 협력업체와의 논의를 열린 마음으로 진행하면, 초기 계획보다 더 나은 아이디어가 도출되어 프로젝트를 긍정적인 방향으로 발전시킬 수 있습니다.
반면, 지나치게 깐깐하게 작업을 요구할 경우 실질적인 아이디어가 묵인될 수 있기 때문에 협력업체와의 협업에서 더 나은 결과물을 기대한다면, 아래와 같은 주의사항을 염두에 두고 RFP를 작성하는 것이 중요합니다.
1) 지나치게 상세한 요구사항 지양
간결하고 명확한 표현은 좋지만, 협력업체가 창의적인 접근을 할 수 없을 정도로 지나치게 상세한 요구사항은 가급적 지양하는게 좋습니다.
협력업체를 찾아서 함께 프로젝트를 한다는 것은, 제안사의 창의적인 아이디어나 기술력, 역량을 활용하여 시너지효과를 기대할 수 있는 부분이기 때문에, 그들의 의견도 충분히 개진할 수 있도록 기회를 줄 수 있어야 합니다.
2) 비현실적인 일정 및 예산 지양
업계 이해관계자들의 의견도 충분히 수렴하여 RFP를 작성하되, 프로젝트의 이해도가 비현실적으로 낮은 의견들을 반영하게 되면, 업계 전문 업체들의 입장에서는 제안을 포기하거나, 위험한 프로젝트로 인식될 수 있습니다.
그러니 가급적 현실 가능한 수준의 일정과 예산을 산정하여 제시하고, 제안사의 입장에서도 품질 좋은 결과물을 납품할 수 있도록 기회를 줄 수 있어야 합니다.
3) 명확한 평가 기준 제시
제출된 제안서를 보고 평가 하는 기준이 모호하면 공정한 심사가 어려워질 수 있고, 제안사들의 입장에서는 의심이 생길 수 있습니다. 가급적 공정하게 평가될 수 있는 기준을 정립하여 제시할 수 있어야 합니다.
RFP는 프로젝트를 시작하는 첫 단추입니다.
RFP는 프로젝트의 첫 단추를 꿰는 중요한 문서로, 철저하고 신중한 작성이 요구됩니다. 단순히 협력업체와의 소통 도구를 넘어 법적·계약적 근거로도 활용되기 때문에 명확하고 체계적으로 작성되어야 합니다.
특히, 명확한 목표와 요구사항을 담은 RFP는 협력업체가 프로젝트를 정확히 이해하고, 계획한 대로 프로젝트를 수행할 수 있도록 가이드를 제공합니다.
결과적으로, 잘 작성된 RFP는 프로젝트 진행 과정에서 발생할 수 있는 혼선과 문제를 예방하고, 목표한 방향으로 안정적으로 프로젝트를 개발할 수 있도록 돕습니다.
“IT 업계 20년의 경험으로 얻은 노하우를 담았습니다.”
이랜서에서 알려드리는 RFP 작성법은 IT 업계에서 20년 이상 쌓아온 전문가의 경험을 바탕으로 한 가이드입니다. 이를 참고하여 RFP를 작성한다면, 협력업체와 성공적으로 협력하여 최고의 시너지를 창출할 수 있을 것입니다.
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