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요구사항 정의서를 제대로 작성하지 않으면, 프로젝트를 중도 포기하거나 계약상의 분쟁, 예산 초과, 일정 지연 등의 문제들이 발생할 수 있습니다.
이러한 프로젝트 중에 발생하는 사고를 미연에 방지하고 프로젝트 진행이 원활하도록 돕는 요구사항 정의서 작성법에 대해 작성 노하우를 알려드리겠습니다.
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요구사항 정의서 작성 방법을 알려드리겠습니다.
‘요구사항 정의서’는 IT 프로젝트의 성공을 좌우하는 중요한 문서입니다. 이 문서는 프로젝트의 목표, 기능, 제약 사항 등을 명확하게 정의하여 프로젝트의 전체적인 방향을 제시합니다.
요구사항 정의서를 통해 IT 프로젝트의 사업 관리, 기획, 디자인, 개발, 테스터 등 다양한 부서의 사람들이 함께 협업하여 의사소통을 원활히 할 수 있습니다.
그래서 요구사항 정의서는 각 담당자별 역할을 명시하고, 프로젝트 진행에 차질이 생기는 것을 방지하며, 계획대로 올바르게 진행될 수 있게 하여 프로젝트가 성공적으로 완성되는 것을 돕는 문서입니다.
요구사항 정의서는 프로젝트 방향성을 명확히 하고, 이해관계자들 간의 오해를 줄이며, 일정과 예산을 효율적으로 관리할 수 있게 해줍니다.
반면, 요구사항 정의서를 잘못 작성할 경우 프로젝트 예산이 초과되거나 일정이 지연되는 등의 예상치 못한 이슈가 발생할 수 있습니다. 그래서 잘 작성된 요구사항 정의서는 프로젝트의 성공적인 수행을 보장하는 필수 문서로 여겨집니다.
이러한 요구사항 정의서의 대표적인 목적과 기능적인 역할은 아래와 같이 두 가지로 정의할 수 있습니다.
프로젝트에 관여되는 이해관계자들에게 정의된 요구사항 내용을 배포하고 공유함으로써 동일한 목표 범위와 목표의식을 심어줄 수 있게 됩니다.
프로젝트가 완수해야 하는 업무 범위를 정의하는 기준 문서로, 요구사항 정의서를 통해서 각 협력부서와의 커뮤니케이션을 진행하고 동일한 눈높이를 설정하며 의사결정 및 판단을 할 수 있는 근거자료가 됩니다.
요구사항 정의서는 어떻게 작성하나?
요구사항을 수집하는 첫 단계는 프로젝트에 관여된 모든 이해관계자와의 인터뷰, 설문조사, 워크숍 등을 통해서 요구사항을 수집하는 것입니다.
가장 중요한 것은 각 이해관계자의 요구와 기대를 명확히 이해하는 것입니다. 개인의 의견이 중요할 수 있지만, 여기서 중요한 것은, 프로젝트의 관점에서, 프로젝트가 성공적으로 완수되기 위한 요건만을 도출하는 게 중요합니다.
이를 위해 개개인이 말하는 내용이 결국, 프로젝트와 관여도가 있는 내용인지, 정말 프로젝트에 중요한 내용인가를 판단하며 수집할 필요가 있습니다.
수집된 요구사항을 분석하여 중복된 부분을 제거하고, 우선순위를 설정하는 과정입니다. 이를 통해 프로젝트의 핵심 요구사항을 도출할 수 있고, 앞서 이야기한 대로 사람 개인의 취향으로 내뱉은 요구사항이 아닌, 본 프로젝트가 다뤄야 하는 핵심 요구사항이 맞는가를 면밀하게 판단해야 합니다.
분석된 요구사항을 기능적 요구사항과 비기능적 요구사항으로 구분합니다. 기능적 요구사항은 시스템이 수행해야 할 기능을 의미하며, 비기능적 요구사항은 시스템의 성능, 보안, 유지 보수성 등 사람이 해결해야 하는 영역이거나 운영 과정에서 생길 수 있는 예상치 못한 이슈들을 의미합니다.
구분된 요구사항을 문서화하여 요구사항 정의서에 작성합니다. 이때, 각 요구사항은 명확하고 구체적으로 기술해야 하는데 아래 주요 다섯 가지 사항을 유념해서 작성하면 목적에 맞는 요구사항 정의서를 작성할 수 있습니다.
프로젝트의 목적, 배경, 범위 등을 이해할 수 있도록 프로젝트명, 메뉴 구성, 뎁스 등을 명확히 표현할 수 있어야 합니다.
요구사항을 언급한 출처가 누구이며 수용할 수 있는지, 수용할 수 없는지 여부 체크와 함께 해당 요구사항을 통해서 협력해야 하거나 처리해야 하는 이해관계자가 누구인지 식별 가능해야 합니다.
시스템이 수행해야 할 기능들을 정의합니다. 예를 들어, 사용자 로그인 기능, 데이터 저장 기능, 보고서 생성 기능 등이 포함될 수 있습니다.
기능적 요구사항은 시스템의 핵심 기능을 구체적으로 기술해야 하며 기획 및 디자인, 개발 업무가 실질적으로 수행되어야 하는 범위라고 할 수 있습니다.
시스템의 성능, 보안, 사용성, 유지 보수성 등 기능 이외의 요구사항을 정의합니다. 예를 들어, 시스템의 반응 시간, 데이터 처리량, 보안 수준 등과 함께 운영에서 발생할 수 있는 예상치 못한 상황들을 포함하게 됩니다.
프로젝트 수행에 영향을 미칠 수 있는 외부 요인이나 제약 사항을 정의하는 것은 매우 중요합니다. 예를 들어, 예산, 일정, 기술적 제한 사항 등이 포함됩니다.
제약 조건은 프로젝트 계획과 실행에 중요한 영향을 미치기 때문에 의사 결정권자들이 풀어야 할 숙제라고도 할 수 있습니다. 그리고 프로젝트 진행 시 고려해야 할 예상 결과들을 명시해야 합니다.
예를 들어, 특정 기술의 사용 가능성, 외부 시스템과의 연동 가능성 등이 포함되고 예상 결과가 좋지 않을 경우 사전에 대처방안을 준비하면서 프로젝트를 수행해야 합니다.
모든 요구사항은 간결하고 구체적으로 작성되어야 합니다.
예를 들어 ‘사용자는 로그인을 할 수 있어야 한다’보다 ‘사용자는 이메일과 비밀번호를 사용하여 로그인을 할 수 있어야 한다’처럼 명확한 표현이 되어야 하고 동일한 개념이나 기능은 일관된 용어를 사용해야 합니다.
그리고 정량적 기준을 명시할 수 있어야 합니다. 예를 들어 ‘응답시간은 빠르게’ 보다는 ‘응답시간은 2초 이내로’처럼 정량적인 숫자가 명시되는게 좋습니다.
모든 요구사항은 동일한 템플릿인 요구사항 정의서에 기재되어야 하고 Depth, 설명, 우선순위, 상태 등 템플릿 화하여 요구사항을 기재할 수 있어야 합니다.
또 요구사항 별로 일련번호 형식의 인식 코드를 부여하는 것이 좋을 수 있고 글꼴, 폰트 크기, 색상, 문단 스타일, 강조 서식 등의 스타일도 일관되게 작성하는 것이 좋습니다.
요구사항이 변경되는 내용을 기록하며 버전을 관리하고 전반적인 진행 상황이나 이슈 등을 추적 관리하는 것은 필수입니다.
이를 위해서는 버전 체계를 정립하여 명시해야 하며, 예를 들어 v1.0, v1.1 등 소수점의 활용도에 따라 깊이를 다르게 할 수 있습니다.
그리고 매일, 주 단위 등 정기적인 최신화를 통해 전반의 담당자들에게 공유되고 활용될 수 있게 해야 하며, 검토 및 승인 절차 등을 정립하며 아무나 수정할 수 없도록 규정짓는 것이 좋을 수 있습니다.
요구사항 정의서를 제대로 작성하지 않고 프로젝트를 진행할 경우 요구사항이 명확하지 않거나 정의되지 않아 방향성을 잃을 수 있습니다. 이로 인해 이해관계자와 담당자들 간의 의견 불일치가 빈번하게 발생하게 되어 갈등이 고조될 수 있습니다.
결국 이러한 문제들로 인해 프로젝트 기간이 지연되고, 비용이 초과되어 수익성이 낮아질 수 있습니다. 또한 요구사항이 명확하지 않을 경우 개발팀이 잘못된 기능을 구현할 가능성이 높아져 프로젝트와 서비스의 품질이 저하되어 결국 프로젝트 실패로 이어질 수 있습니다.
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